Libro degli associati digitale
Anagrafica completa con data di domanda, delibera di ammissione, recesso, decadenza ed esclusione. Ogni movimento resta tracciato con data e riferimento alla delibera del consiglio direttivo.
Per APS, ODV e associazioni del Terzo settore
Quote associative e libro soci sempre in ordine
QuotaSociale registra ogni versamento, ricorda i rinnovi e tiene aggiornato il libro degli associati. Le ricevute escono numerate, pronte per il socio, per il tesoriere e per chi controlla i conti.
- Libro degli associati sempre aggiornato
- Ricevute numerate in un clic
- Rinnovi ricordati per tempo
Registro dei soci
- Anna Ferretti In regola 25 euro
- Luca Bianconi Da rinnovare 25 euro
- Sofia Marchetti Ammessa 15 euro
- Paolo Tessaro In regola 50 euro
Ricevute emesse numerazione unica
Schermata dimostrativa: i nomi servono soltanto a mostrare come si legge il registro dei soci.
Il punto di partenza
Il tesseramento vive su tre supporti diversi
Il quaderno del banchetto, il foglio di calcolo della segretaria e l'estratto conto della banca raccontano tre storie che non coincidono. Il conto si paga in assemblea.
La segretaria dell'associazione apre il quaderno delle iscrizioni, poi il foglio di calcolo che tiene sul portatile di casa, poi l'estratto conto del conto corrente. Sono tre elenchi diversi che dovrebbero dire la stessa cosa e non la dicono quasi mai. Al banchetto della festa di quartiere sono arrivate quattordici quote in contanti, annotate su un foglio a quadretti che il volontario ha consegnato la settimana dopo. Intanto tre soci hanno pagato con bonifico scrivendo nella causale soltanto il proprio cognome, e uno di loro ha usato il conto della moglie.
A febbraio arrivano le telefonate: chi ha versato a novembre chiede la ricevuta per il commercialista, chi ha fatto una donazione in memoria di un socio chiede un documento diverso e nessuno in consiglio ricorda bene quale sia la differenza. Il tesoriere risponde che ci pensa lui, apre il vecchio modello Word della ricevuta, cambia il numero a mano e spera che non ne sia già uscita un'altra con lo stesso progressivo. Ogni ricevuta rifatta è mezz'ora di volontariato che non va alle attività dell'associazione.
Poi arriva la convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio. Bisogna sapere chi è socio in regola, chi è iscritto nel libro degli associati da abbastanza tempo per votare, chi ha rinnovato dopo la convocazione e chi è decaduto. L'elenco degli aventi diritto si costruisce la sera prima, incrociando a mano il quaderno, il foglio di calcolo e la banca. Basta un nome fuori posto perché una delibera diventi contestabile, e quel nome fuori posto prima o poi c'è.
La soluzione
Un solo registro per soci, quote e ricevute
QuotaSociale tiene insieme le tre cose che oggi stanno su supporti diversi: l'anagrafica dei soci con la loro storia associativa, i versamenti effettivamente incassati e i documenti che ne derivano. Ogni quota registrata aggiorna nello stesso momento la posizione del socio, il libro degli associati e la numerazione delle ricevute, senza doppi inserimenti e senza fogli paralleli che vivono di vita propria.
Lo strumento parla la lingua delle associazioni, non quella della contabilità aziendale: quota ordinaria, sostenitore, socio familiare, quota ridotta per studenti, anno sociale che non coincide con l'anno solare, banchetto in piazza, tesseramento di rete. E soprattutto tiene separate le due voci che il socio confonde sempre, la quota associativa e l'erogazione liberale, perché sul piano fiscale non sono affatto la stessa cosa.
Un registro solo
soci, quote e ricevute nello stesso posto, con la stessa storia
Imposta l'anno sociale e le quote
Definisci una volta le categorie di socio, gli importi, la data di apertura e chiusura dell'anno sociale e le regole di rinnovo previste dallo statuto. Da quel momento ogni iscrizione segue lo stesso binario, anche quando a raccogliere le quote è un volontario diverso ogni sabato.
Registra e abbina i versamenti
Bonifico, contanti raccolti al banchetto, incasso con lettore di carte: ogni entrata viene collegata al socio e alla causale corretta. Le quote incassate in giornata da più volontari si riconciliano in un unico prospetto, con l'indicazione di chi ha raccolto che cosa.
Emetti ricevute e prepara l'assemblea
Le ricevute escono con numerazione progressiva unica e testo diverso a seconda che si tratti di quota associativa o di erogazione liberale. Prima dell'assemblea l'elenco dei soci con diritto di voto si genera dal libro degli associati, con data di iscrizione e stato della quota.
Funzioni
Che cosa fa QuotaSociale, voce per voce
Otto funzioni pensate per il tesseramento di una associazione, non per la fatturazione di una impresa. Tutto quello che serve per tenere in ordine soci, quote e documenti, niente di più.
Anno sociale e categorie di quota
Quota ordinaria, sostenitore, familiare, ridotta, quota di rete: imposti importi e validità secondo lo statuto. L'anno sociale può partire a settembre o in qualunque altro mese.
Incassi tracciati e riconciliazione
Bonifici, contanti del banchetto e incassi con carta finiscono nello stesso registro. Le causali confuse si abbinano al socio corretto senza riscrivere l'elenco a mano.
Ricevute numerate e distinte
Un blocco unico e progressivo per le ricevute di quota associativa e per quelle di erogazione liberale, con testo e diciture diverse. Niente più progressivi doppi o saltati.
Solleciti di rinnovo
Promemoria in prossimità della scadenza della quota, con il testo che scrivi tu e la possibilità di escludere chi ha già rinnovato. Il sollecito parte a gruppi, non uno per uno.
Elenco degli aventi diritto al voto
Prima di ogni assemblea generi l'elenco dei soci in regola, con data di iscrizione nel libro degli associati e stato della quota. Utile per il registro presenze e per le deleghe.
Registro dei volontari e coperture
Chi presta attività di volontariato non occasionale viene annotato in un registro dedicato, con le date di inizio e fine e il riferimento alla polizza assicurativa dell'associazione.
Esportazioni per bilancio e adempimenti
Prospetti delle entrate da quote e da erogazioni liberali, elenco soci alla data, riepiloghi per il commercialista e per la predisposizione del bilancio da depositare al RUNTS.
Risultati
Che cosa cambia nella vita dell'associazione
Non si tratta di avere un software in più, ma di togliere dalle spalle dei volontari un lavoro che ogni anno ricomincia da capo.
Assemblee che non si possono contestare
L'elenco degli aventi diritto al voto nasce dal libro degli associati, non da una ricostruzione dell'ultima ora. Data di iscrizione e stato della quota sono documentati socio per socio, e il verbale può richiamare un elenco stampato con criteri chiari.
Cassa e libro soci che coincidono
Ogni euro incassato è collegato a un nome, a una categoria di quota e a un documento. A fine anno il totale delle quote nel registro corrisponde a quello che si legge sul conto corrente, e la predisposizione del bilancio smette di essere un'archeologia.
Il socio riceve subito il suo documento
La ricevuta arriva quando il versamento viene registrato, non a gennaio dopo tre solleciti. Chi ha fatto una donazione riceve un documento redatto correttamente come erogazione liberale, con il riferimento al pagamento tracciabile.
Meno peso sul volontario di turno
Il tesseramento smette di dipendere dalla memoria di una persona sola e dal suo portatile. Se la segretaria cambia, il registro resta, con la storia di ogni socio, le ricevute emesse e i criteri usati per considerare qualcuno in regola.
Prova sociale
Tre situazioni che in associazione si ripetono
Il presidente che non sa quanti soci sono in regola, il tesoriere che rifà le ricevute a mano, la segretaria che insegue i rinnovi fino a dicembre. Ecco come suonano, raccontate a voce.
Avevamo il quaderno del banchetto, un foglio di calcolo e la banca, e tre risposte diverse alla domanda quanti soci siamo. Adesso l'elenco è uno solo e lo aggiorniamo la sera stessa della festa. Prima dell'assemblea stampiamo gli aventi diritto in due minuti.
Marilena Sartori
Presidente di una APS culturale, Reggio Emilia
Il problema vero erano le ricevute: numeri a mano, modelli diversi, donazioni trattate come quote. Ora la numerazione è unica e la differenza tra quota associativa ed erogazione liberale è scritta nel documento. Il commercialista ha smesso di chiedermi chiarimenti a marzo.
Giacomo Petrella
Tesoriere di una ODV di protezione civile, Lecce
Il tesseramento parte a settembre e finiva sempre per trascinarsi fino a dicembre. Con i solleciti automatici a chi non ha ancora rinnovato abbiamo chiuso la campagna prima di Natale, e il libro degli associati è rimasto pulito senza il lavoro di riordino di gennaio.
Sabina Lorusso
Segretaria di un circolo di promozione sociale, Vicenza
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Tre piani, scelti sul numero di soci
Il piano si sceglie in base a quanti associati contate e a quanto è articolato il tesseramento. Si cambia in corso d'anno senza rifare nulla, e nessun bottone qui sotto apre un pagamento: si parte sempre da una conversazione.
Circolo
19 euro al mese
Per la piccola APS o ODV con una sola sede e un tesseramento annuale gestito da due o tre volontari.
- Libro degli associati fino a 150 soci
- Quote, rinnovi e categorie di socio
- Ricevute numerate di quota e di erogazione liberale
- Elenco aventi diritto al voto per l'assemblea
- Assistenza via email in italiano
Associazione
39 euro al mese
Per chi fa campagne di tesseramento, raccoglie erogazioni liberali e tiene un registro dei volontari.
- Libro degli associati fino a 800 soci
- Solleciti di rinnovo a gruppi con testo personalizzato
- Riconciliazione degli incassi da banchetto e da carta
- Registro dei volontari con date e riferimento alla polizza
- Esportazioni per il bilancio e per il commercialista
Rete
79 euro al mese
Per enti con più sedi, circoli affiliati o una rete associativa che consolida i tesseramenti locali.
- Soci senza limite di numero
- Sedi e circoli separati con referenti dedicati
- Quote di rete e riparto tra livello locale e nazionale
- Riepiloghi consolidati per il bilancio dell'ente
- Affiancamento nella migrazione degli elenchi esistenti
Prezzi al mese, IVA esclusa, senza vincolo di durata: se l'associazione chiude l'anno sociale e sospende, i dati restano esportabili.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono prima di iniziare
Otto risposte su libro dei soci, ricevute, diritto di voto e trattamento dei dati. Se la vostra domanda non è qui, scrivetecela nel modulo in fondo alla pagina.
Il Codice del Terzo settore, D.lgs. 117/2017, prevede che l'ente tenga il libro degli associati. QuotaSociale lo tiene in forma digitale, con data di domanda, delibera di ammissione, versamenti e cessazione del rapporto associativo, e permette di stamparlo o esportarlo quando serve esibirlo. Le modalità di tenuta e conservazione restano una scelta dell'organo di amministrazione, che valuta anche quanto previsto dallo statuto.
No, la quota associativa non è un'erogazione liberale: è il corrispettivo dell'appartenenza all'associazione e non dà diritto ai benefici fiscali previsti per le donazioni. Le erogazioni liberali a favore degli enti del Terzo settore seguono invece l'articolo 83 del D.lgs. 117/2017 e richiedono un versamento tracciabile. Per questo QuotaSociale emette due documenti diversi, con testo diverso, e li tiene separati nei riepiloghi.
Il volontario registra gli incassi della giornata direttamente dal telefono oppure li trascrive alla prima occasione utile. Ogni riga resta collegata al socio, alla categoria di quota e al nome di chi ha raccolto, così il versamento in banca del totale di giornata trova corrispondenza nel registro. Restano da rispettare i limiti di legge all'uso del contante e le regole di cassa che l'associazione si è data.
L'elenco si costruisce dal libro degli associati incrociando due dati: la data di iscrizione nel libro e lo stato della quota alla data dell'assemblea. Il Codice del Terzo settore fissa un periodo minimo di iscrizione per l'esercizio del diritto di voto, e lo statuto può aggiungere condizioni proprie. I criteri usati sono visibili e modificabili, così il verbale può richiamare un elenco motivato invece di un foglio ricostruito a mano.
L'associazione resta titolare del trattamento dei dati dei propri soci ai sensi del Regolamento UE 2016/679. QuotaSociale raccoglie i dati necessari alla gestione del rapporto associativo e mette a disposizione le esportazioni per rispondere alle richieste degli interessati e per aggiornare il registro delle attività di trattamento. Non vendiamo elenchi e non usiamo i dati dei soci per finalità nostre.
QuotaSociale non dialoga con il Registro unico nazionale del Terzo settore e non deposita nulla al posto vostro. Prepara però i numeri che servono a chi redige il bilancio o il rendiconto per cassa: entrate da quote, entrate da erogazioni liberali, numero di associati alla data di chiusura, movimenti dell'anno. Il deposito e gli aggiornamenti anagrafici restano in capo all'ente e a chi lo assiste.
Sì. Si parte dal foglio di calcolo o dall'esportazione dell'attuale gestionale, si verificano insieme le colonne e i casi limite (soci senza email, quote parziali, nuclei familiari, iscritti storici non più attivi) e si carica l'elenco. Nel piano Rete l'affiancamento alla migrazione è compreso: è il momento giusto per ripulire duplicati e indirizzi non più validi.
In qualsiasi momento potete esportare il libro degli associati, il registro dei versamenti e le ricevute emesse in formati leggibili senza il nostro software. Non c'è vincolo di durata e non c'è penale di uscita. Dopo la chiusura dell'account i dati vengono cancellati nei tempi indicati nel contratto, quindi conviene scaricare l'archivio prima di chiudere.
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La quota associativa non si detrae, l'erogazione liberale sì: quali documenti servono, che cosa scrivere in ricevuta e come separare le due voci.
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Quote incassate tardi, causali generiche e soci decaduti ancora in elenco: gli errori di rinnovo che rendono contestabile la delibera, e i rimedi.
Tutte le guide su tesseramento, ricevute e assemblee sono raccolte nel blog di QuotaSociale, insieme alla presentazione di chi le scrive.
Contatto
Parliamo del vostro tesseramento
Scriveteci quanti soci contate, quando apre il vostro anno sociale e come raccogliete le quote oggi, tra bonifici, banchetti e contanti. Vi rispondiamo con una proposta concreta e, se preferite, con una demo dal vivo sul vostro elenco reale.
Ecco come procediamo dopo il vostro messaggio:
- leggiamo la situazione descritta e vi rispondiamo via email in italiano, di norma entro due giorni lavorativi;
- se serve, fissiamo una videochiamata di mezz'ora sul vostro elenco soci, senza impegno;
- vi indichiamo il piano adatto al numero di associati, oppure prepariamo un preventivo su misura per una rete di circoli.
Nessun pagamento e nessuna registrazione avvengono su questo sito: il modulo serve soltanto ad avviare la conversazione.
Preferite la posta elettronica? Scrivete a jimenezjulien42@gmail.com indicando il nome dell'associazione e il numero di soci: rispondiamo allo stesso indirizzo.